Kindertagesstätten in Waldeck – Kommunikation über Elternportal
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Die Nationalparkstadt Waldeck geht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der Dienstleistungen. Mit der Einführung des Kita-Managementsystems „KIVAN21“ werden zukünftig viele Verwaltungsprozesse digital abgewickelt.
Die Software „KIVAN21“ bietet dazu eine Komplettlösung für die Vergabe, Verwaltung und Abrechnung von Betreuungsplätzen, die sowohl von der Stadt als Träger, aber auch von den einzelnen Kindertagesstätten und insbesondere von den Eltern gleichermaßen genutzt werden kann.
Die Eltern können ab 04. Oktober 2023 alle Prozesse und Informationen über ein Elternportal einsehen und abwickeln. Beginnend von der Voranmeldung über den Status der Aufnahme bis zur Erteilung von Abholgenehmigungen, können die Eltern alles Organisatorische rund um den Kindergartenplatz über das Elternportal bequem von zu Hause erledigen. Die gesamte schriftliche Kommunikation wird nach für nach auf das Elternportal umgestellt. Die Mitarbeitenden der Nationalparkstadt Waldeck stehen für das persönliche Gespräch weiterhin wie gewohnt zur Verfügung.
Aufgrund der Kombination aus Vormerksystem, Auswertungs-, Verwaltungs- und klassischer Kita-Software besteht die Möglichkeit, alle Prozesse in einem einzigen System zu vereinen und die Bedürfnisse der Eltern für die Betreuungsplatzsuche zu erfüllen. Dank webbasierter Arbeitsoberfläche können sowohl die Sachbearbeitung in der Verwaltung, die einzelne Kindertagesstätte und die Eltern jederzeit und ortsunabhängig auf die entsprechenden Vorgänge zugreifen und sind damit durchgängig am digitalen Vergabeprozess in Echtzeit eingebunden.
Die Koordinierungsstelle für die städtischen Kindertagesstätten innerhalb der Verwaltung kann so eine effiziente Verwaltung aller Betreuungsplätze sicherstellen.
Voraussetzung ist, dass sich die einzelnen Nutzer am Portal anmelden. Familien, deren Kinder bereits eine Kindertagesstätte der Stadt Waldeck besuchen, werden daher gebeten, sich ein Benutzerkonto zu erstellen. Die Zugangsdaten werden über die Homepage der Stadt Waldeck unter www.waldeck.de zur Verfügung gestellt.
Auch alle Eltern, deren Kinder in absehbarer Zukunft in einem der städtischen Kindertagesstätten angemeldet werden sollen, können dann für eine digitale Anmeldung dieses Portal nutzen. Zudem sollten alle Anmeldungen, die bereits evtl. schriftlich eingereicht wurden, auch nochmals über das Portal eingereicht werden. Die Reihenfolge der Aufnahme wird sich dadurch selbstverständlich nicht ändern. Das System gleicht das Anmeldedatum mit den bereits vorhandenen Anmeldungen ab. Die Eltern können über das Elternportal jederzeit den Bearbeitungsstand ihrer Betreuungsanfrage oder vorliegende Unterlagen einsehen sowie evtl. fehlende Unterlagen nachreichen.
Mit der Einführung des KIVAN Portals verfolgt die Nationalparkstadt Waldeck vorrangig das Ziel, die Prozesse für die Eltern zu vereinfachen und vor allem transparenter zu gestalten.